Certificats d'authenticité
Au sujet des certificats d’authenticité
Le Service des documents officiels authentifie les documents certifiés demandés par les ambassades et consulats étrangers. Le SDO authentifie les documents suivants attestés par un notaire ou exécutés par un commissaire :
- certificats de naissance, d'adoption, de mariage ou de divorce;
- actes de propriété;
- dossiers d'admission et d'attestation scolaire, collégial ou universitaire;
- documents d'affaires, d'effets commerciaux, d'import-export, d'incorporation en société, d'accords contractuels, de partenariats, de normalisation et de distribution de produits, de fiscalité, de certificats destinés aux douanes, etc.;
- autres documents officiels du gouvernement de l'Ontario.
L'authentification des sceaux, tampons et signatures des notaires et commissaires par le SDO atteste la validité des documents présentés et garantit leur reconnaissance en Ontario, au Canada et dans le monde entier. Les ambassades et consulats étrangers nous demandent des certificats d'authenticité pour valider divers documents.
Le SDO a pour mandat d'attester l'authenticité des documents qui lui sont présentés en comparant la signature et le sceau et/ou le tampon (le cas échéant) qu'ils portent à ceux qui figurent dans ses dossiers sur les notaires et commissaires aux affidavits.
Le personnel du SDO doit pouvoir procéder à l'examen visuel de tous les renseignements pertinents concernant le document attesté par un notaire ou exécuté par un commissaire avant de l'authentifier.
Le document ne sera authentifié que :
- si le nom, le sceau et/ou le tampon du notaire ou du commissaire sont complets;
- si le nom, le sceau et/ou le tampon sont identiques à ceux qui figurent dans les dossiers du SDO;
- si le notaire ou le commissaire aux affidavits est enregistré auprès du SDO.
Droits à acquitter pour les certificats d'authenticité
| Catégorie | Droits (exemptés de toute taxe) |
| Certificat d'authenticité de documents juridiques attestés par un notaire | 16 $ pièce pour chaque authentification |
| Certificat d'authenticité de documents juridiques exécutés par un commissaire aux affidavits | 32 $ pièce pour chaque authentification |
| Certificat d'authenticité de documents officiels délivrés par le gouvernement de l'Ontario (comme un certificat de naissance certifié, etc.) | 32 $ pièce pour chaque authentification |
| Certificat attestant que le notaire est en règle | 16 $ pièce |
Modes de paiement
En personne :
- Règlement en espèces
- VISA et MASTERCARD
- Carte de débit
- Chèque certifié*
- Mandat*
Par la poste :
- Chèque certifié*
- Mandat*
* Les chèques certifiés et mandats doivent être libellés à l'ordre du MINISTRE DES FINANCES.
Liste de vérification
Avant de présenter vos documents au SDO pour authentification (par la poste, par messager ou en personne), prenez le temps de passer en revue cette liste de vérification :
- Avez-vous vérifié auprès de votre ambassade/consulat ce dont vous avez besoin et que le document satisfait à toutes les exigences? Voir Représentants d'ambassades et de consulats étrangers au Canada pour leurs coordonnées.
- Le document a-t-il été attesté par un notaire ou exécuté par un commissaire aux affidavits de l'Ontario?
- Le nom, le sceau et/ou le tampon du notaire ou commissaire figurent-ils bien en évidence sur la même page du document? Dans la négative, le document devra à nouveau être attesté par un notaire ou exécuté par un commissaire.
- Votre document fait-il plus de 7 mm ou de ¼ po (un quart de pouce) d'épaisseur? Si oui, il doit être préperforé par un imprimeur/un centre de reprographie pour qu'on puisse y joindre le certificat d'authenticité. Si vous n’êtes pas certain de comment procéder, appelez notre bureau au 416 325-8416 pour obtenir des précisions.
- Avez-vous joint les droits exigibles? Voir Mode de paiement.
