À propos du ministère

Le rapport du Groupe d’étude sur la façon de faire affaire avec le gouvernement de l’Ontario

Groupe d’étude sur la façon de faire affaire avec le gouvernement de l’Ontario
Rapport final

Résumé

Introduction

Le 27 janvier 2005, l’honorable Gerry Phillips, ministre des Services gouvernementaux (alors président du Conseil de gestion du gouvernement), a annoncé la création du Groupe d’étude sur la façon de faire affaire avec le gouvernement de l’Ontario ayant pour mandat de consulter les petites et moyennes entreprises (PME) de manière à découvrir des façons d’améliorer leur accès à des projets de marchés publics.

Le groupe d’étude a été chargé de revoir les politiques et les processus d’approvisionnement du gouvernement de l’Ontario afin de cerner les obstacles rencontrés par les PME en plus de formuler des recommandations pratiques pour les contrer.

Présidé par M. Wayne Arthurs, député provincial de Pickering-Ajax-Uxbridge, le groupe d’étude compte parmi ses membres : Mme Judy Marsales, députée provinciale de Hamilton Ouest; M. Phil McNeely, député provincial d’Ottawa-Orléans; et M. Tony Wong, député provincial de Markham.

Le groupe d’étude désirait consulter et écouter les PME dans le but de trouver des moyens concrets pour le gouvernement d’améliorer son ouverture et sa façon de faire affaire avec celles-ci. Pour les besoins de l’analyse, les « petites et moyennes entreprises » ont été définies comme étant des entreprises de petite et moyenne taille qui embauchent 500 personnes et moins.

Dans le contexte de son mandat, le groupe d’étude a mené des consultations dans cinq collectivités ontariennes : Ajax (qui comprend la région du Grand Toronto), Thunder Bay, Ottawa, London et Toronto. Le groupe d’étude a convié les députés provinciaux de ces collectivités à prendre part aux séances de consultation. Il a également invité les PME de même que les associations qui les représentent à faire connaître leur point de vue sous forme de mémoire. Ce rapport présente ce que le groupe d’étude a entendu durant ses consultations ainsi que les recommandations qu’il a formulées au ministère.

Le 29 juin 2005, l’honorable Dalton McGuinty, premier ministre de l’Ontario, a réorganisé son conseil des ministres, en réunissant l’ancien Secrétariat du Conseil de gestion et l’ancien ministère des Services aux consommateurs et aux entreprises pour en faire le ministère des Services gouvernementaux et en nommant à sa tête M. Phillips comme ministre. Le ministère des Services gouvernementaux s’est vu confier la responsabilité d’établir les politiques et procédures d’approvisionnement du gouvernement.

Le groupe d’étude aimerait exprimer sa gratitude à toutes les personnes et les associations qui ont pris le temps de partager leurs expériences et leurs idées durant le processus de consultation. Leurs précieux commentaires ont permis de mieux comprendre les difficultés auxquelles se heurtent les PME lorsqu’elles font affaire avec le gouvernement de l’Ontario et de formuler des recommandations afin d’améliorer la façon dont le gouvernement de l’Ontario traite avec celles-ci.

Bilan de la consultation

Le processus de consultation a été bien accueilli.

Les participants à la consultation ont déclaré avoir beaucoup apprécié l’occasion de pouvoir définir les difficultés auxquelles se heurtent les PME lorsqu’elles font affaire avec le gouvernement de l’Ontario et de contribuer à trouver des moyens en vue d’apporter des solutions.

Certains thèmes communs sont ressortis des discussions du groupe d’étude avec les PME à travers la province sur les différents obstacles que rencontrent les PME qui vendent au gouvernement. Les participants à la consultation ont notamment mentionné plusieurs difficultés qui, selon eux, constituaient des obstacles importants : le processus d’approvisionnement du gouvernement de l’Ontario est trop compliqué et favorise les grandes compagnies au détriment des PME; il est difficile d’obtenir de l’information sur les approvisionnements de faible valeur; il s’avère ardu de savoir qui achète ce qu’ils vendent; pour les approvisionnements de faible valeur, les acheteurs du secteur public choisissent des fournisseurs qu’ils connaissent déjà et avec lesquels ils se sentent à l’aise; les acheteurs du secteur public considèrent qu’il est « risqué » d’acheter de PME; les participants jugent que répondre aux demandes de propositions du gouvernement est un processus coûteux et qui exige un temps considérable pour les PME.

Au cours des consultations, les participants ont également formulé des suggestions sur la façon d’améliorer les politiques et processus actuels du gouvernement de l’Ontario pour les PME qui désirent vendre au gouvernement. En voici quelques-unes : offrir des trousses ou des programmes éducatifs, de concert avec les associations de gens d’affaires, là où c’est possible de le faire, aux PME sur la façon de faire affaire avec le gouvernement; destiner certains projets de marchés publics exclusivement aux PME; réserver certains projets de marché à des PME situées dans certains secteurs de la province; améliorer la facilité et la fréquence selon lesquelles des fournisseurs peuvent être ajoutés aux ententes visant les fournisseurs attitrés; mieux utiliser la technologie afin de simplifier et de normaliser le processus d’approvisionnement, la documentation des coordonnées et les paiements; demander que des rencontres de débreffage soient offertes aux fournisseurs soumissionnaires qui n’ont pas été retenus; axer la sélection des fournisseurs davantage sur la qualité des services fournis que sur le prix; exonérer les fournisseurs qui acceptent la carte de crédit du gouvernement du taux bancaire payé par les commerçants.

Des niveaux d’actions concrètes qui englobent l’amélioration des communications et de l’échange d’information avec les PME ainsi que l’établissement de processus d’approvisionnement plus simples permettront de mieux résoudre ces difficultés et ces sujets de préoccupation.

Niveaux d’actions concrètes : recommandations du groupe d’étude

Le groupe d’étude qui s’est inspiré de ses consultations avec les PME a formulé 11 recommandations qui portent, de façon pratique, sur les sujets de préoccupation exprimés.

Un secteur de PME plus florissant contribue à l’économie de l’Ontario. Le groupe d’étude croit que ses recommandations profiteront aux PME en les aidant à devenir plus concurrentielles et prospères. Les recommandations aideront également à soutenir le gouvernement en tant qu’acheteur, puisqu’elles favorisent l’expansion du bassin de soumissionnaires qualifiés qui peuvent lui offrir des biens, des services et des solutions commerciales novatrices à des prix concurrentiels. Des demandes de soumissions plus concurrentielles pour l’approvisionnement du gouvernement permettent à ce dernier d’effectuer des opérations productives et efficaces.

Recommandations pour une mise en œuvre immédiate et à court terme

Recommandations pour une mise en œuvre à moyen terme

Passage à l’action

Le groupe d’étude sur la façon de faire affaire avec le gouvernement de l’Ontario a présenté ses recommandations au ministre Phillips. Celui-ci a accepté en principe les recommandations du groupe d’étude. Il a demandé au personnel du ministère des Services gouvernementaux de jouer un rôle prépondérant pour définir comment et où ces recommandations peuvent être mises en œuvre. Son personnel doit aussi lui faire part régulièrement des progrès. Ce travail est présentement en cours; un plan de mise en œuvre des recommandations est prévu d’ici les quelques prochains mois. En raison de leur nature et de leur complexité, d’autres recommandations devront être soumises à une analyse interne plus poussée et à d’autres consultations avec les partenaires importants de la FPO, notamment l’Agence pour les petites entreprises de l’Ontario, afin d’explorer les options potentielles de mise en œuvre.

Le groupe d’étude croit que la mise en œuvre de ses recommandations permettra de fournir aux PME de l’Ontario les outils dont elles ont besoin afin de devenir plus concurrentielles et prospères et ainsi contribuer de façon significative à l’économie ontarienne.

Un exemplaire de ce résumé sera expédié à tous les participants aux séances de consultation ainsi qu’à ceux qui ont fait parvenir un mémoire.

Pour plus de renseignements

Pour obtenir plus de renseignements concernant le Groupe d’étude sur la façon de faire affaire avec le gouvernement de l’Ontario ou sur les politiques et pratiques d’approvisionnement du gouvernement de l’Ontario :

Pour obtenir un exemplaire de ce résumé ou du rapport final :

Cadre de référence

Le ministre a demandé au groupe d’étude de revoir les politiques et les processus d’approvisionnement du gouvernement de l’Ontario afin de cerner les obstacles potentiels rencontrés par les PME. Il a confié au groupe d’étude le mandat de consulter et d’écouter les PME dans le but de trouver des façons d’accroître leur accès aux projets de marchés publics, d’étudier les rapports entre les PME et les politiques et processus d’approvisionnement du gouvernement de l’Ontario, de cerner les difficultés auxquelles se heurtent les PME en examinant les politiques et processus d’approvisionnement du gouvernement, et enfin, de rédiger un rapport contenant les recommandations adressées au ministre. Le communiqué de presse faisant part de la création du groupe d’étude ainsi que certains renseignements généraux apparaissent à l’Annexe 1.

La Direction de l’approvisionnement et de l’acquisition de services de technologie de l’information du ministère des Services gouvernementaux a fourni une assistance technique et un soutien administratif au groupe d’étude. La Direction assume en outre la responsabilité d’élaborer et d’émettre des avis sur le cadre de la politique des approvisionnements. Elle prépare également les demandes de propositions de même qu’elle négocie et gère les contrats à l’échelle du gouvernement pour tout ce qui concerne l’information et la technologie de l’information, notamment, le matériel informatique, les services et les logiciels. De plus, la Direction offre des conseils, de la formation et des services d’approvisionnement stratégique aux ministères et organismes gouvernementaux. Elle soutient aussi la formation des fournisseurs et la mise en œuvre continue des accords commerciaux inter-provinciaux de l’Ontario liés à l’approvisionnement.

Méthode : le processus de consultation

Pour la réalisation de son mandat, le groupe d’étude désirait que les PME lui fassent part directement de leurs expériences en ce qui a trait au processus de soumissions pour les projets de marchés publics de l’Ontario. Le groupe d’étude voulait surtout savoir : Quelles étaient les expériences des PME quant à la recherche et la soumission pour les projets de marchés publics de l’Ontario? Qu’est-ce qui fonctionne ou qui ne marche pas? Du point de vue de ses politiques et processus d’approvisionnement actuel, sur quoi le gouvernement de l’Ontario peut-il s’appuyer? Que doit-on changer?

Le groupe d’étude a consulté les PME de deux façons. Il a tenu des rencontres de consultation à travers la province et les a invitées à lui faire parvenir leur mémoire.

Entre le 28 février et le 31 mars 2005, le groupe d’étude a tenu des rencontres de consultation dans cinq collectivités ontariennes : Ajax (qui comprend la région du Grand Toronto), Thunder Bay, Ottawa, London et Toronto. Les dates de même que les endroits où avaient lieu ces rencontres de consultation ont été publiés dans les journaux quotidiens à l’échelle de la province ainsi que sur le site Web de l’ancien Secrétariat du Conseil de gestion (désormais le ministère des Services gouvernementaux). Un exemple d’une de ces annonces figure à l’Annexe 2.

De plus, le 18 février 2005, le groupe d’étude lançait une invitation ouverte à toutes les PME à lui faire parvenir leur mémoire par courrier ou par courriel. Il a accepté les envois jusqu’au 4 avril 2005.

Plusieurs propriétaires de PME de même que les associations qui les représentent ont répondu à cette invitation en participant à la rencontre de consultation ou en faisant parvenir leur mémoire.

La figure 1 présente les activités que le groupe d’étude a menées ainsi que le calendrier dont il disposait pour accomplir son travail.

Les membres du groupe d’étude ont compris et mesuré les coûts engendrés par la participation des PME à la journée de consultation. Par conséquent, les membres désirent veiller à ce que les consultations correspondent à un investissement valable du temps et de l’expertise des participants.

En établissant l’ordre du jour des consultations (Annexe 3), le but du groupe d’étude consistait à offrir aux participants plusieurs moyens d’y participer et d’y être entendus. Des tables rondes, des périodes de questions, des « cartes d’idée » afin que les participants puissent prendre en note leurs suggestions et leurs préoccupations ainsi que la possibilité de disposer de 10 minutes pour faire connaître son point de vue oralement figuraient à l’ordre du jour.

Tous les participants à la consultation ont eu la chance de s’entretenir directement avec l’un des membres du groupe d’étude. Le groupe désirait également offrir la possibilité aux participants à la consultation d’entendre les experts en approvisionnement du gouvernement et de discuter avec eux. À chaque rencontre de consultation, un employé du ministère faisait une présentation sur les politiques et les processus d’approvisionnement du gouvernement de l’Ontario (Annexe 4). Les participants pouvaient ensuite consulter les représentants du ministère qui disposaient de toute la journée pour répondre à leurs questions ou entendre parler de secteurs particuliers d’intérêt ou de préoccupation. Les employés du ministère des Services gouvernementaux ont dressé un résumé de toutes les questions et commentaires formulés lors des tables rondes et des plénières. Toutes les séances étaient ouvertes aux membres des médias à titre d’observateur.

Le groupe d’étude a remis une trousse de ressources à tous les participants. Cette trousse comprenait des exemplaires de la présentation, le guide Comment faire affaire avec le gouvernement de l’Ontario, une brochure de MERX (MERX est un service électronique d’appel d’offres que le gouvernement de l’Ontario utilise actuellement pour annoncer des projets de marchés) et les biographies ainsi que les coordonnées des membres du groupe d’étude et des représentants du ministère. Le groupe d’étude s’est également engagé à faire parvenir un résumé de ce rapport aux participants.

Lors de conversations avec les membres du groupe d’étude et dans les évaluations formelles qui se retrouvaient dans chaque séance, les participants aux consultations ont indiqué qu’ils avaient beaucoup apprécié d’avoir eu la chance d’entendre les membres du groupe d’étude et le personnel de l’approvisionnement du gouvernement de même que de discuter avec eux. De leur côté, le groupe d’étude ainsi que le personnel du ministère ont grandement profité de cette discussion avec les propriétaires et les entrepreneurs de PME.

Un certain nombre de PME ainsi que les organisations qui les représentent ont fait parvenir des mémoires, soit lors des séances de consultation, soit en nous les expédiant directement par courrier ou par courriel.

Niveaux d’actions concrètes : les recommandations du groupe d’étude

Le groupe d’étude qui s’est inspiré de ses consultations avec les PME a formulé 11 recommandations qui portent, de façon pratique, sur les sujets de préoccupation exprimés.

Pour chacune de ses recommandations, le groupe d’études a décrit les avantages pour les fournisseurs et le gouvernement à mettre en œuvre la recommandation en question ainsi que les étapes à franchir pour y parvenir. Les recommandations et les avantages qui y sont associés privilégient les PME, ce qui faisait partie du mandat du groupe d’étude. Cependant, ce dernier croit que la mise en œuvre de ces recommandations sera également utile à l’ensemble des fournisseurs qui désirent vendre au gouvernement de l’Ontario.

Il y a deux ensembles de recommandations : celles qui portent sur une mise en œuvre immédiate et à court terme (à l’intérieur d’un délai de 12 mois ou moins) et celles qui concernent une mise en œuvre à moyen terme (plus de 12 mois). En raison de leur nature et de leur complexité, ces dernières devront être soumises à une analyse interne plus poussée et à d’autres consultations avec les partenaires importants de la FPO, notamment l’Agence pour les petites entreprises de l’Ontario, afin d’explorer les options potentielles de mise en œuvre.

Recommandations pour une mise en œuvre immédiate et à court terme

Recommandation no 1 : Séances éducatives sur l’approvisionnement

Poursuivre le dialogue et la discussion entre les fournisseurs provenant des PME et le gouvernement de l’Ontario, et en collaboration avec les organisations de gens d’affaires, commencer à offrir régulièrement des sessions de formation et d’information « approvisionnement 101/201 » (p. ex., annuellement, semestriellement, trimestriellement).

Le but de ces séances consiste à améliorer les connaissances et la compréhension des fournisseurs au sujet des politiques et processus d’approvisionnement du gouvernement de l’Ontario tout en donnant l’occasion au gouvernement de continuer à entendre les propriétaires de PME lui faire part de leurs expériences en matière de relations d’affaires avec la province.

Les participants à la consultation ont mentionné à de nombreuses reprises qu’ils trouvaient que les politiques et processus d’approvisionnement de l’Ontario étaient mal connus et intimidants. L’approvisionnement dans le secteur public se différencie de celui des autres secteurs. Puisque c’est l’argent des contribuables qui finance tous les approvisionnements du gouvernement de l’Ontario, il est essentiel que le processus soit, et soit perçu comme tel, transparent, ouvert et concurrentiel. Les processus d’approvisionnement ainsi que les exigences qui y sont liées doivent tenir compte de ces considérations. Toutefois, cela peut se traduire par un accroissement de la complexité. Les séances de formation et d’information permettront aux PME de se familiariser avec le « quoi » et également le « pourquoi » vendre au gouvernement de l’Ontario.

Avantages

Un ensemble de fournisseurs mieux informés profitera également au gouvernement de l’Ontario. Plus le fournisseur en connaît, plus son offre de produits et de services a des chances d’être intéressante. Des sessions éducatives sur l’approvisionnement devraient améliorer la compréhension du fournisseur des politiques et processus d’approvisionnement du gouvernement. Elles devraient également servir de lieu pour poursuivre le dialogue que le groupe d’étude a entamé, c’est-à-dire en offrant la possibilité aux PME d’entendre les experts en approvisionnement du gouvernement leur parler des politiques et initiatives actuelles et proposées. Elles permettront également au gouvernement d’être proactif en demandant aux PME de lui faire part régulièrement de commentaires et d’idées pratiques « sur le terrain » concernant ses politiques et processus d’approvisionnement. Les PME, qu’elles soient nouvelles ou établies depuis un certain temps, pourront participer à ces séances. Ces dernières constitueront également des occasions de réseautage pour les PME en leur donnant la possibilité de rencontrer les acheteurs du secteur public et de s’entretenir avec eux.

Étapes à venir

Afin de tirer parti au maximum du temps des fournisseurs provenant de PME, le gouvernement devrait travailler de concert avec les organisations de gens d’affaires à la planification des séances de formation et d’information avec d’autres événements de ce secteur.

Recommandation no 2 : Journées d’échange d’information entre les fournisseurs et le gouvernement

En consultation avec les organisations de gens d’affaires, instaurer une série régulière et permanente de journées d’échange d’information entre les fournisseurs et le gouvernement.

Les propriétaires de PME ont mentionné qu’il était difficile pour eux de savoir qui achetait ce qu’ils vendaient et à qui promouvoir leurs produits et services. Le groupe d’étude considère que les journées d’échange d’information entre les fournisseurs et les vendeurs serait une bonne façon pour le gouvernement de remédier à ce problème.

Le groupe d’étude s’attend à ce que ces journées d’échange d’information entre les fournisseurs et le gouvernement permettent aux PME de monter des stands d’information ou de donner des démonstrations aux acheteurs du secteur public qui prévoient acheter ces types de produits ou services. Il y a plusieurs façons d’organiser ce genre d’événement : une seule séance à un endroit central; plusieurs séances qui portent sur l’expertise en matière de produits ou de services (p. ex., services de consultation, services de communications créatives, relations publiques, information et technologie de l’information, etc.); et des séances régionales axées sur l’expertise en matière de produits ou de services. On pourrait retrouver dans ces séances des présentations et des ateliers « Approvisionnement 101/201 », comme il est mentionné à la recommandation no 1.

Avantages

Les journées d’échange d’information entre les fournisseurs et le gouvernement permettraient aux fournisseurs de disposer d’un lieu où ils pourraient à la fois présenter leurs produits ou services et en connaître davantage sur les processus, politiques et plans d’approvisionnement du gouvernement. Comme avec les séances éducatives sur l’approvisionnement, les journées d’échange d’information entre les fournisseurs et le gouvernement favoriseront un échange d’apprentissage entre les vendeurs et les acheteurs du secteur public. Les fournisseurs auront ainsi la possibilité d’en apprendre davantage sur le gouvernement, et le personnel du ministère pourra de cette façon mieux connaître les produits et services qu’offrent les PME.

Selon l’expérience du groupe d’étude lors des séances de consultation, les ateliers régionaux, qui sont personnalisés pour les collectivités locales et qui exigent moins de temps et encourent moins de frais de déplacement, fonctionnent bien.

Étapes à venir

Pour veiller à ce que les journées d’échange d’information entre les fournisseurs et le gouvernement répondent aux besoins des PME, le gouvernement devra consulter les gens d’affaires pour leur demander conseil sur la programmation des séances, le format et le contenu. Puis, il devra choisir la meilleure démarche, la mettre en œuvre et la publiciser.

Recommandation no 3 : Communications de sensibilisation

Se servir de documents commerciaux « de sensibilisation » déjà existants ou encore en élaborer de nouveaux destinés aux PME et en faciliter la distribution.

Cette procédure devrait inclure la production et la distribution de documents, tels que des pamphlets et des brochures, qui contiennent des renseignements généraux ainsi que des liens aux sites Web connexes portant sur les relations d’affaires avec le gouvernement de l’Ontario, de même qu’une liste de coordonnées gouvernementales.

Avantages

Plus les fournisseurs obtiennent de l’information, plus ils sont en mesure de produire des soumissions de qualité élevée et concurrentielles en vue d’offrir des produits et des services au gouvernement. Des renseignements supplémentaires sur la politique d’approvisionnement du gouvernement de l’Ontario, écrits dans un langage clair, sans charabia et présentés dans un format facile à utiliser, aideraient les fournisseurs à mieux comprendre comment faire affaire avec le gouvernement.

Étapes à venir

Revoir les communications de sensibilisation actuelles du gouvernement destinées aux PME. Par exemple, le gouvernement pourrait mettre à jour son guide Conseils sur la façon de faire des affaires avec le gouvernement de l’Ontario.

Les résultats qu’a recueillis le groupe d’étude lors des consultations devraient s’avérer utiles afin de déceler les lacunes dans la révision ou la création de nouveaux documents. Les documents de sensibilisation devraient être largement distribués aux fournisseurs provenant de PME par l’entremise des Centres d’information du gouvernement de l’Ontario, des sites Web gouvernementaux compétents, des salons professionnels et des bureaux de députés provinciaux, etc. ainsi qu’expédiés, sur demande, aux fournisseurs provenant de PME.

Recommandation no 4 : Affichage obligatoire des avis d’adjudication de contrats

Exiger que tous les ministères du gouvernement de l’Ontario se servent de MERX pour afficher les renseignements sur l’attribution de contrats lors de l’achat de produits ou de services.

Les propriétaires de PME ont mentionné qu’il était souvent difficile d’obtenir des renseignements sur l’attribution des contrats.

Avantages

Les renseignements sur l’attribution des contrats du gouvernement de l’Ontario sont du domaine public. Toutefois, les petits fournisseurs n’ont peut-être pas les connaissances nécessaires pour chercher cette information ni le temps de le faire. Plusieurs fournisseurs provenant de PME sont abonnés à MERX et entrent régulièrement dans le système. Grâce à l’affichage des renseignements sur l’attribution des contrats qui ont été annoncés par l’intermédiaire de MERX, il serait plus facile pour les fournisseurs d’obtenir cette information. Cette procédure permettrait également d’améliorer la transparence du processus d’approvisionnement du gouvernement de l’Ontario.

Étapes à venir

Le gouvernement devrait examiner les répercussions administratives et financières pour les ministères qui affichent les renseignements sur l’attribution des contrats sur MERX et apporter, au besoin, les modifications nécessaires à la politique pour satisfaire cette exigence.

Recommandation no 5 : Débreffage obligatoire des fournisseurs

Revoir la politique d’approvisionnement du gouvernement afin que les ministères soient obligés d’offrir un débreffage aux fournisseurs à l’intérieur de leur processus d’approvisionnement.

L’obtention de commentaires sur une offre non retenue s’avère importante pour tous les fournisseurs, en particulier pour les PME. Le coût qu’engendre la présentation d’une offre est beaucoup plus lourd à amortir pour une PME que pour une grande compagnie, puisque les entreprises de plus petite taille ne disposent pas de ressources affectées à cette fin. En sachant ce qui différencie une offre non retenue d’une offre sélectionnée, le fournisseur obtient ainsi de précieux renseignements qu’il pourra utiliser à l’occasion d’offres subséquentes au gouvernement de l’Ontario et d’offres à d’autres acheteurs du secteur public ou à d’autres entreprises.

Avantages

La séance formelle de débreffage qui suit l’attribution d’un contrat constitue une autre occasion de dialogue entre les PME et le gouvernement. De même qu’il est important d’obtenir des commentaires pour les offres non retenues, les fournisseurs ont ainsi l’occasion de poser des questions qui pourraient les aider à mieux comprendre le processus et à présenter des offres améliorées à l’avenir.

De meilleures offres proposeraient des solutions novatrices et créatives aux besoins (qui sont souvent complexes) des programmes gouvernementaux et soutiendraient ainsi la croissance et le développement des PME.

Étapes à venir

Le gouvernement devrait réviser ses politiques d’approvisionnement existantes afin d’y inclure l’exigence pour les ministères d’offrir des débreffages aux fournisseurs. Pour ce faire, le gouvernement devra songer à outiller et à former le personnel des ministères sur la façon de mener des séances de débreffage efficaces destinées aux fournisseurs (p. ex., comment formuler une rétroaction constructive; renforcer un environnement propice au débreffage où les fournisseurs qui en demandent un n’ont pas à craindre que cette procédure nuise à une offre éventuelle).

Recommandation no 6 : Révision du processus de paiement des factures

Examiner le processus actuel des comptes créditeurs du gouvernement de l’Ontario afin de voir comment réduire le délai de paiement des factures de fournisseurs.

Le paiement rapide des factures s’avère très important pour les PME et constitue l’une des grandes sources de plaintes que le groupe d’étude a entendues.

Avantages

Un délai plus court de paiement des factures de fournisseurs aiderait énormément les PME qui comptent grandement sur une rentrée régulière de fonds pour effectuer leurs opérations quotidiennes. L’accélération du processus de paiement améliorera également les relations avec les fournisseurs.

Étapes à venir

Le gouvernement devrait effectuer une analyse interne et une consultation avec les partenaires importants de la fonction publique de l’Ontario (FPO) pour déceler et contrer toute difficulté qui retarde le paiement des factures.

Recommandations pour une mise en œuvre à moyen terme

Recommandation no 7 : Base de données de renseignements sur les fournisseurs

Créer une base de données de renseignements sur les fournisseurs dans laquelle les renseignements sur eux et leur compagnie peuvent être utilisés par le gouvernement de l’Ontario. On pourrait également y retrouver les fournisseurs qui proposent des produits et services de faible valeur ainsi que les PME qui acceptent du travail en sous-traitance pouvant être offert par des entrepreneurs externes et importants. Cette base de données inclurait également les coordonnées des fournisseurs ainsi que la liste des produits et services qu’ils offrent.

Comme pour la recommandation ayant trait aux journées d’échange d’information entre les fournisseurs et le gouvernement (recommandation n o 2), une base de données de renseignements aiderait les PME à se faire connaître des acheteurs du secteur public.

Avantages

Une base de données de renseignements sur les fournisseurs permettrait aux fournisseurs provenant de PME de faire connaître leurs produits ou services directement au gouvernement ou aux plus grandes compagnies en tant que sous-contractants potentiels. Les acheteurs du gouvernement de l’Ontario auraient également accès à de l’information sur les types de produits et de services que les PME offrent pour des achats potentiels de faible valeur (p. ex., des produits ou services d’une valeur inférieure à 25 000 $ ou pour inviter les fournisseurs à soumettre des propositions visant à offrir des services d’une valeur de 25 000 $ à 100 000 $).

Étapes à venir

Le gouvernement devrait définir des options pour la création d’une base de données qui soit économique et facile à utiliser à la fois par les PME et par les acheteurs du secteur public. Cela se traduit par l’établissement des exigences de la base de données ainsi que par la réalisation d’une analyse technique appropriée et d’une analyse de rentabilisation afférente.

Recommandation no 8 : Révision de l’assurance et des exigences de limitation de responsabilité dans les contrats gouvernementaux

Examiner l’assurance actuelle du gouvernement ainsi que les exigences de limitation de responsabilité en ce qui a trait à l’approvisionnement en ayant pour objectif d’assurer sa cohérence commerciale.

Le but de cet examen consiste à revoir le processus du gouvernement pour déterminer la nature et les niveaux d’assurance et d’exigences de limitation de responsabilité afin de mieux prendre en compte le niveau de risque associé à un achat planifié particulier. Le but pourrait être d’obtenir un équilibre approprié entre la protection dont le gouvernement a besoin et la cohérence commerciale de l’assurance et des exigences de limitation de responsabilité.

Les propriétaires de PME ont mentionné que le montant de l’assurance que le gouvernement exige les dissuade de présenter une offre. Ils ont également remis en question la pertinence de la nature et du niveau d’assurance ainsi que les exigences de limitation de responsabilité, étant donné que les différents projets comportent des niveaux de risque distincts.

Avantages

Le fait d’exiger que les fournisseurs aient une assurance et des exigences de limitation de responsabilité qui sont appropriées à l’achat planifié permet d’accroître le nombre de fournisseurs provenant de PME qui soumettent des offres pour les projets de marchés publics et qui consentent de meilleurs prix pour les produits et services en raison des coûts plus faibles liés à ces exigences.

Étapes à venir

Le gouvernement devrait effectuer une analyse interne et une consultation avec les partenaires importants de la fonction publique de l’Ontario (FPO) pour réviser l’assurance et les exigences de limitation de responsabilité. Il devrait également établir des outils et des lignes directrices pour la mise en œuvre afin d’aider les acheteurs du secteur public à sélectionner les exigences appropriées selon le risque de l’approvisionnement prévu.

Recommandation no 9 : Exigences financières en vertu des ententes visant les fournisseurs attitrés (FA)

Revoir les pratiques d’approvisionnement actuelles afin d’établir la faisabilité de modifier le processus de qualification des fournisseurs qui leur permet de devenir fournisseur attitré (FA) de sorte qu’ils n’aient plus à engager des frais pour obtenir des effets, par exemple, une garantie, etc., jusqu’à ce qu’ils soient sélectionnés pour vendre des produits ou des services au gouvernement.

Une entente visant les fournisseurs attitrés est une liste de fournisseurs qui, à la suite d’un processus d’appel d’offres juste, transparent, ouvert et concurrentiel, ont été désignés pour offrir certains types de produits ou de services au gouvernement de l’Ontario. Le fait de devenir FA ne garantit aucunement de recevoir un volume quelconque d’affaires gouvernementales. Le FA ne dispose d’une occasion de vendre ses produits ou services uniquement lorsqu’un ministère invite les fournisseurs qui figurent sur l’entente visant les FA à soumettre des offres ou des propositions pour fournir ces produits ou services particuliers. (Le gouvernement désigne cette phase comme étant la « deuxième étape du processus de sélection » d’une entente visant les FA.) Par exemple, en vertu des présentes ententes avec les FA, il se pourrait très bien qu’un fournisseur ait payé pour un type ou un montant de garantie dont le vendeur devrait normalement se prévaloir afin de se qualifier pour devenir un FA selon une entente visant les FA et potentiellement, ne vendre aucun produit ni service au gouvernement de l’Ontario du fait qu’il fait partie d’une entente visant les FA.

Les propriétaires de PME ont mentionné que le fait d’avoir à mettre en place et à payer à l’avance pour des effets comme l’assurance les dissuadait de répondre à une demande de propositions en vue de faire partie d’une entente visant les FA.

Avantages

Le fait de demander à un FA de mettre en place des effets comme l’assurance uniquement lorsqu’il fait vraiment des affaires avec le gouvernement, et non comme condition pour devenir un FA, réduirait les coûts des fournisseurs.

Ce changement pourrait augmenter le nombre de FA qui sont en mesure d’offrir des produits ou des services au gouvernement de l’Ontario et qui autrement se laisseraient dissuader de répondre en raison des dépenses qu’ils doivent engager avant d’obtenir un seul contrat gouvernemental.

Étapes à venir

Le gouvernement devra mener une analyse interne et une consultation qui permettent de cerner tout enjeu politique ou toute difficulté administrative liés à la révision des exigences des ententes visant les FA qui pourraient réduire les répercussions financières immédiates pour les fournisseurs.

Le gouvernement doit, bien sûr, faire preuve de prudence dans ses activités d’approvisionnement. Son analyse interne et sa consultation devraient examiner les impacts en matière de diligence raisonnable de l’application de certaines exigences au stade où un fournisseur participe à un accord en vertu d’une entente visant les FA pour fournir des produits ou des services au gouvernement, comparativement à exiger d’un fournisseur de le faire à l’avance afin de se qualifier à une entente visant les FA.

Recommandation no 10 : Établir des ententes visant les FA et des exigences selon les risques associés à un projet

Proposer des ententes visant les fournisseurs attitrés, lesquelles comporteraient des modalités et conditions de gestion des risques « à plusieurs niveaux » et grâce auxquelles on offrirait aux fournisseurs l’option de se qualifier pour des tâches à faible, à moyen ou à haut risque.

Les participants à la consultation ont remis en question ce qui leur semblait être un ensemble normalisé de modalités et de conditions de gestion des risques (p. ex., l’assurance, la limitation de responsabilité, etc.) pour une tâche, peu importe les risques associés à la tâche en question.

La mise en œuvre de cette recommandation signifierait que le gouvernement pourrait établir à l’intention des FA une entente qui comporte des modalités et des conditions de gestion des risques « à plusieurs niveaux ». Il pourrait y avoir trois différents groupes de tâches : à faible risque, à risque moyen et à risque élevé. Chaque niveau de risque disposerait de son propre ensemble de modalités et de conditions. Avant de passer à la seconde étape du processus de sélection, l’acheteur du secteur public pourrait effectuer une évaluation des risques afin de sélectionner le « groupe de risques » qui s’applique à la tâche.

Avantages

Les ententes visant les FA et assorties de modalités et de conditions de gestion des risques « à plusieurs niveaux » permettraient à la fois aux fournisseurs provenant des PME et au gouvernement d’économiser de l’argent. Les fournisseurs auraient l’occasion de réduire les coûts généraux associés aux exigences en matière de gestion des risques variés et deviendraient plus concurrentiels quant au prix en choisissant de se qualifier pour un ou plusieurs groupes de risques dans les ententes visant les FA. Cette procédure devrait en principe accroître le bassin de soumissionnaires concurrentiels. Un bassin plus grand de fournisseurs et des coûts généraux plus faibles pour les petits fournisseurs pourraient contribuer à réduire les coûts pour le gouvernement.

Étapes à venir

Le gouvernement devrait mener une analyse interne et une consultation avec les partenaires importants de la FPO afin de cerner tout enjeu politique ou toute difficulté administrative qui pourraient nuire à l’établissement d’ententes visant les FA selon les risques de la tâche.

Recommandation no 11 : Examen des propositions novatrices et de projet pilote

Évaluer la faisabilité d’établir un cadre stratégique qui fournira au gouvernement une structure lui permettant de recevoir et d’étudier les propositions novatrices ou de projet pilote.

Il n’existe aucune façon actuellement pour les fournisseurs de faire parvenir aux gouvernement des propositions novatrices ou de projet pilote à l’extérieur des appels d’offres concurrentiels. Par conséquent, il est possible que le gouvernement rate des occasions d’utiliser des produits et des services nouveaux et créatifs. La taille, la complexité et, bien souvent, la nature unique de plusieurs programmes gouvernementaux constituent un excellent terrain d’essai pour des produits et des services qui pourraient avoir des applications plus larges.

Avantages

Les fournisseurs pourraient devenir plus proactifs, au moyen d’un processus formel qui les encouragerait à proposer au gouvernement de l’Ontario des produits ou des services novateurs ou des possibilités de projet pilote, ce qui permettrait de soutenir l’entrepreneuriat des PME et de favoriser la croissance économique et le développement de l’Ontario. L’attention du gouvernement serait alors attirée par des solutions et des possibilités de projet pilote que les acheteurs du secteur public n’auraient pas repéré soit à l’interne, soit par le biais d’un processus d’approvisionnement formel et concurrentiel.

Étapes à venir

À l’intérieur du contexte des exigences de la politique existante en matière d’approvisionnement du gouvernement, les partenaires importants de la FPO devraient explorer une mise en œuvre potentielle des options pour l’examen de propositions novatrices et de projet pilote.

Pour plus de renseignements

Pour obtenir plus de renseignements concernant le Groupe d’étude sur la façon de faire affaire avec le gouvernement de l’Ontario ou sur les politiques et pratiques d’approvisionnement du gouvernement de l’Ontario :

Pour obtenir un exemplaire de ce rapport ou du résumé :

Annexes

 
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